엑셀 자동필터로 필요한 데이터 추출하기

엑셀에서 데이터를 작성하고 원하는 데이터만 추출하는 것을 필터링이라 한다. 엑셀에서 필터는 자동으로 필터링하여 원하는 레코드를 신속하게 찾을 수 있는 자동필터와 자동필터로 필터링이 어려운 문제를 해결할 때 사용하는 고급필터가 있다. 데이터의 양이 상당히 많은 경우 필요한 자료만 선별하여 화면에 표시하거나 출력할 때 사용하는 엑셀의 자동필터기능은 꼭 알고 있어야 하는 엑셀의 핵심적인 기능중 하나이다. 이번 글에서는 엑셀 초보자도 누구나 쉽게 사용할 수 있는 자동필터에 대해 알아보자.

필터링을 위한 콤보버튼 표시하기

필터링을 하기 위해서는 위의 화면과 같이 콤보버튼을 생성해야 한다.

셀 포인터 선택

우선 첫째 메뉴를 선택하기 전에 우선 셀 포인터를 데이터 임의의 부분에 위치시키거나 콤보버튼을 생성할 제목부분을 마우스로 드래그 하여 범위를 지정해 준다.

정렬 및 필터 메뉴 선택

홈메뉴의 리본메뉴 중 정렬 및 필터를 선택하고 나오는 콤보박스의 부메뉴 중 아래와 같이 필터를 선택한다.

다음과 같이 필터링을 위한 콤보버튼이 만들어 진 것을 볼 수 있다.

이제 콤보버튼을 이용하여 원하는 조건에 맞는 행만 표시해 보자. 이때 필요한 필터링한 행만 보이게 된다.
나머지 부분은 삭제 것이 아니라 숨겨진 것이며 전체를 선택하면 모두 다시 표시할 수 있다.

필터링을 통한 데이터 추출

호봉이 5호봉인 경우만 추출한다면 간단하게 다음과 같이 콤보박스에서 선택하면 될 것이다.

하지만 호봉이 5호봉 이상인 사원만을 추출하고자 한다면 호봉과 직급 두 가지를 필터링 해주어야 한다.

호봉이 5호봉 이상인 사원만 추출

일단 호봉이 5이상이므로 호봉 콤보버튼을 클릭 후 나오는 콤보박스에서 숫자필터의 크거나 같음을 선택한다.

크거나 같음을 선택하고 5를 직접 입력하거나 콤보박스에서 선택하면 된다.

만약 다른 것을 선택했어도 찾을 조건에서 재설정해주면 된다.

위의 화면은 호봉이 5이상인 경우만 나타난 경우이다. 필터가 적용되면 콤보버튼이 위의 체크된 부분처럼 필터모양으로 변한다. 필터를 해제하고 다시 전체를 표시하고 싶다면 콤보버튼을 다시 클릭하여 나오는 콤보박스에서 모두선택을 체크해 주면 된다.

이제 두 번째로 직급이 사원인 경우만 표시해야 하므로 직급의 콤보박스에서 사원만 선택해 보자

이제 두 가지 모두 설정했으니 다음 화면과 같이 호봉이 5이상이면서 직급이 사원인 행만을 필터링한 결과하면을 얻게 된다.

필터링 하기 전의 화면을 표시하기 위해서는 필터링이 된 부분을 모두 변경해 주어야 한다. 직급도 모두선택에 체크하고 호봉도 모두 선택에 체크하면 된다. 필터가 적용된 제목은 콤보버튼의 모양이 다르다는 것도 잊지 말자.