엑셀강좌 2일차 엑셀함수의 기초

오늘 배울 내용은 수식을 입력하여 계산하는 방법과 덧셈함수(SUM()) 그리고 평균함수(=AVERAGE())를 배우고 나서 이를 채우기 핸들을 이용하여 자동으로 완성하는 기능을 배워보자. 듬성듬성 배우면 안 되며 혹시 알고 있는 내용이라면 건너뛰면서 보도록 하자. 알고 있는 내용을 보는 것은 시간 낭비다

다음과 같이 엑셀의 기초자료를 입력해보자.

일단 하나의 성적표를 작성하여 표를 만들고 꾸민 후 프린트하는 과정으로 진행할 예정이다.

 

 

이제 총점과 평균을 구해보자.

 

엑셀에서의 계산방법 3가지

 

1. 간단하게 메뉴에 있는 단축키를 사용하는 방법

2. 수식을 입력하는 방법

3. 함수를 이용하는 방법

 

단축키를 이용하면 사실 엄청 편하다. 하지만 수식 또는 함수를 알고 있는 상태에서 단축키를 사용하자. 이유는 기본적인 수식과 함수를 알아 두어야 후에 다양한 수식을 직접 응용하여 사용할 수 있다.

또한 수식이 잘못 되더라도 스스로 오류를 수정할 수 있기 때문에 단축아이콘은 뒤로 미룬다.

우선 홍길순의 총점을 계산하는 방법을 알아보자. 수식 앞에는 반드시 “=”를 먼저 입력해야 한다고 제 1강에서 기술했다.

 

1. 수식입력방법 : =B7+C7+D7+E7+F7

2. 함수이용방법 : =SUM(B7:F7)

 

수식입력방법은 계산 대상의 셀의 개수가 많지 않으면 별 상관은 없으나 상당히 많은 경우에는 일일이 셀을 나열해 주어야 하는 불편함이 있다.

따라서 함수를 이용하는 것을 추천한다.

처음엔 조금 생소하더라도 지속하다 보면 수월해 진다. 추천하는 정도가 아니라 반드시 이 과정을 거쳐야 한다. 분명히 필요하다.

SUM()이라는 함수는 괄호 안에 있는 셀의 숫자를 더하라는 합계를 구해주는 함수이다. 이때 콜론(:)은 어디부터 어디까지를 나타내는 기호라고 알아두자. 즉 B7:F7는 B7부터 F7까지로 해석하자.

 

이때 직접 입력해도 되지만 "=sum( "까지만 입력하고 나머지 부분은 마우스로 드래그 하여 더할 영역을 지정하고 엔터를 치면 함수가 완성되고 바로 계산된 결과값이 보인다. 물론 수동으로 직접 입력해도 된다. 엑셀에서는 영문 대문자와 소문자를 구별하지 않는다. SUM이든 sum이든 관계없다.

 

 

채우기 핸들을 이용한 수식 복사

 

 

계산이 완료된 셀을 클릭하면 위와 같이 셀의 우측 모서리에 조그만 사각형 모양이 나온다. 이것을 일명 채우기 핸들이라 부른다. 이 부분을 마우스로 클릭한 후 채송화의 총점 부분인 G13까지 드래그하자.

 

 

 

순식간에 모든 이들의 총점이 자동으로 계산되었다.

이제 이들의 수식이 어떻게 입력되어 있는지 수식을 살펴보자.

 

 

위의 키를 번갈아 눌러보자. 그러면 무슨 뜻인지 알게 된다.

 

 

수식을 잘 살펴보자. 홍길순의 수식과 나머지 수식은 다르게 되어 있다.

셀 주소가 똑같이 복사된 것이 아니라 자동으로 셀 주소가 변경되었다. 열은 그대로 B이지만 행은 7행부터 13행까지로 되어있다. 이는 쉽게 설명하자면 내가 드래그 할 때 행을 변경하면서 드래그 하였지 열을 변경하면서 드래그 하지 않았기 때문이다. 즉 행을 변경하면서 드래그 하면 행만 변경되며 열을 변경하면서 드래그 하면 열만 바뀐다. 추후 상대참조, 절대참조, 혼합 참조에 대해 설명할 것이니 이 곳에서는 이정도로 넘어가자. 이것도 자주 하다 보면 어느새 익숙해질 것이다

평균도 마찬가지로 함수를 사용한다. 만약 함수를 사용하지 않고 수식을 입력한다면 다음과 같이 될 것이다.

=G7/5

즉 총점을 5개의 과목으로 나누라는 것이다. 이를 사용해도 전혀 문제없다. 어쩌면 문장이 짧으니 함수보다 편할 수도 있겠다. 하지만 우린 함수를 사용하기로 하였으니 다음과 같이 입력하자.

 

=AVERAGE(B7:G7)

 

입력하는 방법은 함수명만 다를 뿐 위에서 설명한 sum함수와 같은 방법을 사용한다.

입력 후 역시 채우기 핸들을 이용하여 채송화까지 드래그 한다.

 

앗! 소수이하 자릿수가 지저분하다.

 

 

소수이하 자릿수 조정

 

소수이하 자릿수를 늘리거나 줄여야 할 때가 있다. 가령 소수이하 둘째 자리까지 나타나게 한다 든가 하는 경우가 있을 수 있다. 이때 아래 그림과 같이 소수이하 자릿수를 조절할 셀들의 범위를 지정하고 홈탭의 자릿수 늘림이나 줄임 단축 아이콘을 클릭하면 된다. 연속으로 번갈아 가면서 클릭해 보자. 물론 자동으로 반올림된 결과 값으로 나온다.

 

 

 

데이터 수정

이 부분에서 반드시 집고 넘어가야 할 부분이 있다.

만약 내가 고길동이라는 사람의 성적 중에 수학점수를 잘못 입력했다고 하자.

자 고길동의 입력된 수학점수가 현재 100점으로 되어 있다. 사실 70점인데 잘못 입력한 것이다. 자 이제 고길동의 수학점수를  70으로 수정하자.

어찌 되었을까?



고길동의 총점과 평균을 다시 구해야 하지 않을까? 하지만 바로 이 부분이 우리가 엑셀을 배워야 하는 부분이다. 데이터 값을 수정하면 이미 수치가 아닌 셀의 주소로 수식을 만들어 놓았기 때문에 총점이나 평균이 자동으로 바뀐다. 즉 다시 계산할 필요가 없다.